Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Vardiso B.V., gevestigd aan Hoevenweg 75, 4124 AZ Hagestein, Nederland, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42165836, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. De website gebruikt de naam Vardiso Industrial Procurement & Supply. Privacyvragen kunt u sturen naar privacy@vardiso.com.

Welke informatie wordt verzameld

Bij het indienen van een offerteaanvraag (RFQ) slaan wij het volgende op: het gekozen type aanvraag (een beoordeling van 3–10 onderdelen of een volledige offerteaanvraag), zakelijke contactgegevens (bedrijf, naam, zakelijk e-mailadres en land) en de technische inhoud van de aanvraag — fabrikant of merk, artikelnummers of omschrijving, aantallen, gewenste leverdatum, certificeringseisen en het vrije tekstbericht. Een toegevoegd bestand, zoals een onderdelenlijst (BOM), Excel-, CSV- of Word-bestand, PDF-datasheet of foto, wordt opgeslagen in een niet-openbare bestandsopslag en aan de aanvraag gekoppeld. Bijlagen worden vóór acceptatie gecontroleerd op bestandsextensie en opgegeven bestandstype.

Technische metadata

Bij elke indiening worden basale technische metadata vastgelegd: het tijdstip van indiening, de pagina waarvan de aanvraag afkomstig is (de verwijzende pagina), de browseridentificatie (user-agent), het tijdstip waarop u deze privacyverklaring heeft bevestigd en de versie van de bevestigde verklaring. Om misbruik te voorkomen, wordt het netwerkadres van het verzendende apparaat op de server met een geheime sleutel omgezet in een pseudonieme beveiligingsidentificatie. Het oorspronkelijke netwerkadres wordt niet opgeslagen bij de offerteaanvraag of in de tabel voor aanvraagbeperking; centraal worden alleen kortlopende tellers bewaard die aan die pseudonieme identificatie zijn gekoppeld. De beperking geldt gedurende 10 minuten. Verlopen gegevens worden tijdens de normale werking opgeruimd en kunnen daardoor iets langer bewaard blijven, totdat de beveiligingscontrole opnieuw wordt uitgevoerd. Niets hiervan wordt gebruikt voor advertenties, bezoekersanalyse, profilering of het volgen van bezoekers over verschillende websites.

Verplichte en optionele informatie

Velden die in het offerteaanvraagformulier (RFQ) als verplicht zijn gemarkeerd, zijn nodig om een offerteaanvraag te beoordelen en te beantwoorden. Zonder deze gegevens kan Vardiso Industrial Procurement & Supply de aanvraag mogelijk niet verwerken. Alle overige velden en een eventuele bijlage zijn optioneel en kunnen worden weggelaten.

Waarom de gegevens worden verzameld

De informatie wordt gebruikt om een offerteaanvraag te begrijpen, relevante Europese leveranciers te benaderen, een commerciële offerte voor te bereiden en per e-mail op te volgen. Het gaat om zakelijke communicatie (B2B). De gegevens worden niet gebruikt voor advertenties en worden niet verkocht.

Grondslagen

Afhankelijk van de context worden gegevens uit offerteaanvragen (RFQ's) en andere zakelijke aanvragen verwerkt omdat dit nodig is om op verzoek van de aanvrager stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst, en/of omdat Vardiso Industrial Procurement & Supply een gerechtvaardigd belang heeft bij het ontvangen, beoordelen en beantwoorden van zakelijke aanvragen. Waar gegevens wettelijk bewaard moeten blijven, kan de verwerking ook noodzakelijk zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Het privacyvinkje in het offerteformulier is een bevestiging dat u deze verklaring heeft gezien. Het is geen toestemming voor marketing; via deze site wordt geen marketingtoestemming verzameld.

Dataminimalisatie

Stuur alleen informatie die nodig is om een offerteaanvraag te beantwoorden. Wij vragen geen persoonsgegevens naast de benodigde zakelijke contactgegevens. Voeg geen bijzondere persoonsgegevens toe aan bijlagen bij uw aanvraag.

Persoonlijke contactpagina (/connect)

Via de persoonlijke contactpagina /connect kun je zelf je contactgegevens delen: je naam en, als je dat wilt, je e-mailadres, mobiele nummer en bedrijfsnaam. Die gegevens worden opgeslagen in dezelfde niet-openbare database en alleen gebruikt om persoonlijk contact op te volgen na een kennismaking. Ze worden niet gebruikt voor advertenties of mailinglijsten en er wordt geen marketingtoestemming gevraagd of vastgelegd.

Telefoon en WhatsApp Business

Als u de WhatsApp Business-link op deze website volgt, wordt de externe WhatsApp-dienst geopend en gelden de eigen privacyvoorwaarden van WhatsApp. Gebruik voor vertrouwelijke onderdelenaanvragen en bestanden bij voorkeur ons bestaande beveiligde aanvraagformulier of rfq@vardiso.com.

Cookies en vergelijkbare technieken

• · Er worden geen advertentie-, marketing- of cross-site trackingcookies gebruikt.
• · Er wordt geen analytics, bezoekersmeting of profilering gebruikt.
• · Lettertypen worden zelf gehost; de site laadt geen fonts, scripts of andere bronnen van externe domeinen.
• · De door u gekozen taal (Nederlands of Engels) wordt in de lokale opslag van uw eigen browser bewaard onder de sleutel "vardiso.language", zodat de site de volgende keer in dezelfde taal opent. Daarnaast bewaart uw browser tijdens dezelfde sessie tijdelijk de scrollpositie van bezochte pagina's in de sessieopslag. Beide blijven op uw apparaat en worden niet gebruikt om u te volgen.
• · De hosting- en contentdeliveryprovider die deze site uitlevert plaatst één strikt noodzakelijke cookie voor botbeheer en beveiliging (op dit moment "__cf_bm", een kortlopende cookie van Cloudflare). Deze beschermt de site en de formulieren tegen geautomatiseerd misbruik.
• · Daarnaast kan het webframework strikt noodzakelijke technische opslag gebruiken waar dat nodig is voor de veilige werking van de site en de formulieren.
• · Die strikt noodzakelijke onderdelen worden niet gebruikt voor advertenties, analytics, profilering of cross-site tracking.
• · Er wordt geen cookiebanner getoond, omdat er geen niet-noodzakelijke cookies of trackingtechnieken worden gebruikt.
• · Als later analytics of andere niet-noodzakelijke tracking wordt toegevoegd, mag die niet laden voordat een compliant toestemmingsmechanisme aanwezig is.

Dienstverleners en verwerkers

Verstrekte informatie wordt namens Vardiso verwerkt door de partijen die deze website en de achterliggende systemen beheren: een hosting- en ontwikkelplatform voor websites, een beheerde databasedienst met bijbehorende niet-openbare bestandsopslag, een zakelijke e-mailprovider voor correspondentie, en een provider voor transactionele e-mail (Resend) die de interne melding van een ingediende offerteaanvraag aan Vardiso bezorgt. Aanvragen worden opgeslagen in een niet-openbare database die niet vanuit de browser leesbaar is. Verwerkersovereenkomsten en leveranciersvoorwaarden worden nog beoordeeld; deze verklaring wordt bijgewerkt zodra die beoordeling is afgerond.

Doorgifte buiten de EER

Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, maakt Vardiso Industrial Procurement & Supply daar alleen gebruik van wanneer een toepasselijk rechtmatig doorgiftemechanisme of passende waarborg aanwezig is. De hosting- en opslagafspraken worden op dit punt beoordeeld; het specifieke mechanisme wordt hier vermeld zodra dit is bevestigd.

Bewaartermijnen

• · Offerteaanvragen die niet tot een transactie leiden, worden uiterlijk 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een gerechtvaardigde reden is om ze langer te bewaren, zoals een geschil of een juridische claim.
• · Leidt een offerteaanvraag wel tot een transactie, dan kunnen de bijbehorende commerciële en administratieve gegevens langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor contractuele, fiscale of andere wettelijke verplichtingen. Voor de Nederlandse fiscale administratie geldt in het algemeen een bewaarplicht van zeven jaar.
• · Bijlagen volgen de bewaartermijn van de offerteaanvraag waartoe zij behoren, tenzij zij onderdeel worden van een transactiedossier.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er wordt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering gebruikt om te bepalen of en hoe een offerteaanvraag wordt behandeld. Elke aanvraag wordt door een mens beoordeeld.

Uw rechten en klachten

Binnen de kaders van de wet en de voorwaarden en uitzonderingen die per recht gelden, kunnen betrokkenen verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering, beperking van de verwerking en dataportabiliteit, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Niet elk recht geldt in elke situatie. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar privacy@vardiso.com. Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactroute

Privacyvragen of verzoeken over uw gegevens kunnen worden gestuurd naar privacy@vardiso.com. Vardiso B.V., Hoevenweg 75, 4124 AZ Hagestein, Nederland. KvK 42165836.